OnlyOffice: Cómo lograr una compatibilidad perfecta con Microsoft Office en cualquier sistema operativo de escritorio

Muchas aplicaciones ofimáticas de terceros prometen la posibilidad de importar o exportar formatos de Microsoft como .docx (de Microsoft Word), .xlsx (de Microsoft Excel) y .pptx (de Microsoft PowerPoint). Sin embargo, según mi conocimiento, experiencia e investigación, sólo una de ellas puede crear y manejar todos esos formatos de forma nativa, sin necesidad de conversión hacia o desde un formato exclusivo: OnlyOffice (código abierto, gratuita o de pago para Linux, Mac y Windows). Lamentablemente, no se puede decir lo mismo de LibreOffice o Apple Pages/Numbers/Keynote. Al importar cualquiera de esos formatos de Microsoft, se produce una conversión interna, lo cual es un gran inconveniente si exiges un intercambio sin problemas. Incluso Google Docs —que sí tiene un modo para conservar los archivos .docx importados como nativos— no puede crear este formato de forma nativa y presenta otras limitaciones tras importarlos. Esto le brinda potencialmente a OnlyOffice una ventaja única para aquellos casos en los que se requiere un intercambio absolutamente fluido con Microsoft Office. Sin embargo, para lograr un intercambio absolutamente fluido con tus colegas o clientes que aún son adictos a Microsoft Office (a pesar del continuo éxodo mundial de Microsoft Windows/Microsoft Office debido al espionaje y al gasto, que comenzó en gran medida en Alemania y Francia), se debe agregar una dependencia adicional a tu sistema operativo, ya sea Linux, Mac o Windows. (Lo mismo se aplica a los Chromebooks desde 2018, ya que incluyen la opción gratuita de Linux). Esa dependencia adicional son las fuentes adicionales de Microsoft, que afortunadamente se pueden instalar en Linux, Mac y Windows. Si lo haces después de haber ejecutado OnlyOffice, debes reiniciar OnlyOffice para que pueda tener acceso a las fuentes de Microsoft. Las instrucciones básicas para instalar fuentes en diferentes sistemas operativos se encuentran aquí. Otros detalles sobre cómo obtener e instalar fuentes de Microsoft en sistemas operativos específicos cambian con frecuencia, pero se pueden encontrar fácilmente con una búsqueda en Google. Si anteriormente has tenido Microsoft Word o Microsoft Office instalado en Mac o Windows, incluso después de desinstalar esas aplicaciones, las fuentes de Microsoft suelen permanecer instaladas y disponibles para su uso en cualquier otra aplicación (incluida OnlyOffice), por lo que, en ese caso, probablemente ya tendrás todo listo. Al instalar OnlyOffice en Linux, se pueden eliminar pasos adicionales al instalar OnlyOffice evitando la versión Flatpak. El contenedor de Flatpak restringe el acceso a los directorios del sistema, lo cual dificulta que OnlyOffice instalado a través de Flatpak tenga acceso a las fuentes del sistema instaladas fuera de su entorno aislado, sin tener que hacer pasos adicionales. Todo lo mencionado hasta ahora cubre la versión de escritorio de OnlyOffice, no la versión web. Consulta más adelante sobre la versión web.

Versión web de OnlyOffice y sus capacidades de fuentes

La versión web de OnlyOffice puede estar en el servidor de OnlyOffice o autohospedada dentro de Nextcloud u ownCloud. En la versión web de OnlyOffice en su propio servidor, no están instaladas las fuentes de Microsoft. La versión autoalojada de OnlyOffice (dentro de Nextcloud u ownCloud) en tu propio servidor afortunadamente permite instalar las fuentes de Microsoft. Ten esto en cuenta para aquellos proyectos que requieran un intercambio absolutamente fluido con Microsoft Office, incluyendo las fuentes de Microsoft.

Cómo se compara OnlyOffice con el Microsoft Office original

Ahora que hemos logrado una compatibilidad perfecta con los documentos de Microsoft Office, hablemos de cómo se siente y se comporta el programa de escritorio OnlyOffice. En pocas palabras, yo te diría que el programa de escritorio OnlyOffice se siente y se comporta como lo hacía Microsoft Office hace unos años, antes de que se volviera tan pesado y antes de que tuviera tanta publicidad y espionaje incorporados.

En el 2026, varios usuarios informan con frecuencia que OnlyOffice se inicia más rápidamente y se siente más ágil que el Microsoft Office actual, que puede consumir muchos recursos. OnlyOffice se destaca por ser rápido, especialmente durante el arranque y con el manejo de la edición de documentos de básica a moderada complejidad. Ocupa mucho menos espacio en comparación con el conjunto de Microsoft Office.

A pesar de ello, OnlyOffice cuenta con numerosas funciones, como herramientas para la inserción de múltiples firmas, la creación de formularios PDF rellenables e incluso opciones para HTML, Markdown, EPUB y diagramas.

 

 

Usuarios clave de OnlyOffice + algunas historias de migración

 

Cómo Kinderhaus Berlín comparte y colabora en archivos confidenciales con OnlyOffice DocSpace

La Kinderhaus Berlín instaló OnlyOffice DocSpace Server para ahorrar tiempo en la organización del flujo de trabajo documental. Timo Petersohn, empleado del servicio de asistencia técnica de TI, contó su experiencia. Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. (la Casa de los Niños de Berlín) es una organización pública de la región de Berlín, Alemania, que cuenta con unos 45 proyectos que no dependen de una ubicación concreta. La gama de subproyectos incluye áreas de trabajo tales como grupos diurnos, atención ambulatoria, grupos de independencia, grupos educativos residenciales, grupos de integración familiar y más. Allí viven niños y jóvenes de entre 0 y 18 años, y los empleados de la organización los acompañan en su camino hacia la vida.

Con el fin de tener más tiempo para la atención y dedicar menos tiempo a documentar los expedientes de los casos, Kinderhaus buscaba una solución ofimática fácil de usar. El Sr. Petersohn informó que recopilaban datos particularmente sensibles. Por eso necesitaban una solución autohospedada. No obstante, la Kinderhaus quería mantenerse al día y brindar a los empleados de la oficina de bienestar juvenil la oportunidad de trabajar con archivos digitales. Esto es posible a través de salas y permisos flexibles en OnlyOffice DocSpace (por lo que sería óptimo para una organización más estructurada poder autorizar a usuarios individuales sólo para ciertas carpetas).

Se trata de un proyecto piloto en el que no participan tantos empleados, y debería ser fácil de administrar. Durante la fase de prueba, quedó claro que OnlyOffice DocSpace Server es un buen candidato para un paquete todo en uno.

Editores de escritorio de OnlyOffice en Guará Linux: la solución ofimática predeterminada para 22 000 empleados de la Policía Militar de Minas Gerais, Brasil

Guará Linux es una nueva distribución basada en Ubuntu desarrollada para satisfacer las necesidades de la Policía Militar de Minas Gerais, uno de los estados más grandes de Brasil. Una de las peculiaridades del nuevo sistema operativo es que cuenta con los editores de escritorio de OnlyOffice como solución ofimática predeterminada. Más información sobre Guará Linux y la Policía Militar de Minas Gerais, aquí…

Cómo la TV checa sustituyó Google Docs y MS Office por OnlyOffice y ownCloud

La TV checa es una cadena de televisión pública de la República Checa desde 1992. La TV checa cuenta con siete canales dirigidos a diversos grupos de edad e intereses. Entre los programas se incluyen noticias, documentales, programas orientados a la familia, dibujos animados para niños, películas checas y extranjeras, contenidos deportivos, etc. La TV checa buscaba una solución para editar documentos en línea en su servidor ownCloud. Al principio probaron Collabora, pero encontraron que OnlyOffice era más estable y fácil de usar. Por ahora, la instancia de OnlyOffice Docs está conectada a ownCloud, que es utilizada por más de 100 empleados. Más información aquí sobre el uso de OnlyOffice por parte de la TV checa…

OnlyOffice en la ciudad de Hopewell, Virginia, Estados Unidos

Durante la cuarentena, Hopewell, Virginia, Estados Unidos, adoptó OnlyOffice Workspace Enterprise para permitir el trabajo remoto de 500 empleados del gobierno, incluyendo policías, trabajadores municipales, funcionarios y otros. La Dra. Concetta Manker, directora de informática a cargo de la ciudad de Hopewell, definió los requisitos:

• acceso remoto seguro
• compartir y coeditar documentos en tiempo real
• instalación local
• interfaz de usuario familiar
• intercambio absolutamente fluido con archivos de Word, Excel y PowerPoint
• buen servicio de atención al cliente

Su primera solución obvia fue migrar a la nube de Office 365 como extensión de Microsoft a su MS Office o utilizar almacenamiento en la nube como Dropbox o Box. Sin embargo, todos los almacenamientos en línea requerían migrar todos los documentos locales a la nube pública, lo cual no era la mejor opción para la documentación gubernamental, debido a preocupaciones de privacidad. La Dra. Manker buscó alternativas y se topó con OnlyOffice Workspace Enterprise, que parecía tener la mayoría de las características que buscaba, además de buenas reseñas. Más información sobre la implementación de OnlyOffice en Hopewell aquí…

IA opcional en OnlyOffice

Aunque actualmente yo no quisiera hacerlo, OnlyOffice nos permite conectar el programa con cualquier modelo de IA, incluso uno local. Puedes elegir un proveedor preinstalado de la lista de OnlyOffice (OpenAI, Together AI, Mistral, Groq, GPT4All, Anthropic, Gemini, DeepSeek, Ollama, Stability AI, LM Studio, Zhipu AI) o conectar el tuyo propio. Todos son servicios de terceros que sólo se conectan si eliges conectarlos voluntariamente.

Conclusiones

Para proyectos que exigen un intercambio absolutamente fluido con Microsoft Office utilizando una aplicación que no sea de Microsoft, el ganador es OnlyOffice, ya que siempre utiliza los formatos nativos (.docx (de Microsoft Word), .xlsx (de Microsoft Excel) y .pptx (de Microsoft PowerPoint)) y nunca convierte a ni desde ningún formato exclusivo. También es esencial tener instaladas las fuentes de Microsoft, y debes tener en cuenta que sólo la versión local (en tu propia computadora) o la versión web autohospedada pueden tener las fuentes de Microsoft. Este tema no importa para proyectos que son sólo internos, que involucran a colegas que no exigen el uso de fuentes de Microsoft, o cuando el producto final sólo se compartirá públicamente como PDF.

Simplemente descárgalo gratis desde OnlyOffice.com. Probablemente te gustará, como a mí, junto con otras herramientas que utilizo habitualmente.

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OnlyOffice: How to achieve absolute seamless Microsoft Office interchange on any desktop OS

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